効率的な会議を作り上げる3つの原則

会議原則

「発言が全くなく沈黙する会議」

「発言は出るものの内容がまとまらずに時間だけが過ぎていく会議」

「話が議題から反れて、別の話をしてしまう」

このような会議は、大切な時間と人件費を「無駄」にしてしまう駄目な会議の典型とも言えます。

駄目な会議を根本から変え「効率的な会議」を作り上げる為には、下記3つの原則が有効です。

 


1.会議の目的を明確に設定する

会議を開催するにあたり「スケジュールの確定」「プロジェクトの進捗」「報告」など、何らかの目的が必ずあるはずです。

その目的を明確に設定することで、会議の方向性をしっかりと参加者に共有します。

目的の明確化ができていないと、参加者は何のための会議なのかイメージできず、目的と違った方向に走り出してしまい、結果に結びつかない可能性もあります。

会議を始めるに当たり、最初に「会議の目的(到達点)」を明確に決めておきましょう。


2.会議ルールを決める

会議を始める前に「●●はやっても良い」「●●はしてはいけない」を決めておきます。

例えば、

「発言する際は必ず挙手し、進行役またはリーダーの指名が必要」
「発言している参加者の意見を最後まで聞く」
「議題に対して参加者全員が(肯定・否定問わず)必ず何らかの意見を発言する」
「発言に対しての否定を禁止する」
「その場に関係ない私語は一切禁止、関係のある私語ならばOK」
「会議の時間は●●分とし、必ず終了させる」

などがあります。他にも必要と思われるルールを追加し、参加者に周知してください。


3.進行役・リーダーを必ず決める

会議やミーティングなど話し合いの場において、目的から外れ、ルールを破る参加者が居た場合、元の目的に戻すための「進行役・リーダー」が必須です。

ただし、権力のある上役や、発言に対してすぐに否定で返す人、会議を進行させることだけを考えている人、などは「進行役・リーダー」に向いていません。

このような人が進行役になると最悪、場の雰囲気が悪くなり、発言し難い状況になってしまったり、自分の意見を言えず肯定・否定などの賛同しかできない、新しい意見やアイデアが出なくなる事も考えられるからです。

この役に向いている人は会議の経験が豊富、人の意見をまとめられる、ファシリテーションを学んだ人がベストです。

全ての会議やミーティングに当てはまる原則ではありませんが、効率や時間を重視する会議を行う場合には参考にしてください。

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