効率よく会議を回す「アジェンダ」の書き方

効率よく会議を回す「アジェンダ」の書き方

会議を効率よく行うためには、会議の目的を事前に決めておく事が必要ですが、「アジェンダ」を活用する事でさらに効率アップが狙えます。

まずは「アジェンダ」が何なのかをご説明いたします。

アジェンダは、会議の議題や時間配分、役割、出席予定者などを記載した基本事項、議題(テーマ)、アウトプットを簡単にまとめた会議進行表を指します。

明確に決めたアジェンダを元に、ファシリテータ(司会進行役)が会議を仕切り、アジェンダに沿って会議を進めて行きます。

ではアジェンダの書き方を簡単に紹介します。下記は、標準的なアジェンダの書き方となりますので、アジェンダ作成の際の参考にしてみてください。


●アジェンダの書き方

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会議名:

 

会議の目的:

 

参加者名:

 

会議時間(全体時間) 00:00~00:00

 

場所:

 

議題①:○○○○の決定 00:00~00:00

議題②:○○○○の共有 00:00~00:00

(※議題に関しては目的を明確化した書き方にします。)

 

配布資料:

 

メモ:

 

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アジェンダは会議の目的地(ゴール)を明確化する、何を決めるための会議かを理解しファシリテータが作成するようにします。

会議の開始・終了時間の設定と、話し合うテーマが明確化されていることで、テーマ以外の話が出る事も、目的がハッキリしないためにダラダラした話し合いをする事もなくなり、会議時間を延長する事も少なくなるはずです。

また、アジェンダを作成する段階で注意しなければならないのが「議題の詰め込み過ぎ」。

10個以上の議題を1つの会議に詰め込むと、それをみて参加者のやる気が萎えたり、議論の時間が十分に取れない事もあるため、5個程度の議題に抑えるようにします。

会議の進行は、如何にファシリテータが嫌われ役に徹し、議論の道筋を反らせないように会議を進められるかに掛かってきます。

是非アジェンダを活用し、効率的に会議を進められるようにしましょう。

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