会議を成功させる為には事前準備が大切!

会議を成功させる為には事前準備が大切会議の準備はいつから始めるべきだと思いますか?

正解は「会議をする企画が立ち上がった時点から」です。

会議は社内で行うものだけではなく、中には社外の人間を招いて意見を取り入れたりする会議も必要となります。

当然、会議に参加する人は自分のスケジュールを空けて来るため、余計な時間や手間を取らせないように、会議をスムーズに進める「事前準備」が必要になるわけです。

今回は、会議の企画~当日までに準備する事項を、順番に並べてみました。


●会議の企画

会議の企画が立ち上がったら、議論の内容を明確にし、会議進行の役割を割り振ります。

 

●参加者の事前通知

会議の議論内容が確定したら、その議論に必要な参加者を選定し通知を行います。
この際、大まかで良いので会議の日程についても知らせておき、参加者の都合の良い日を絞り込みます。

 

●日時・場所の決定/参加者への決定通知

参加者の都合の良い日から、会議の日時と場所を決定します。
自社会議室で行う場合は良いですが、会場を借りて行う場合は、業者からテーブル・イス以外にレンタルしたいもの(マイク・ホワイトボード等)も伝えて当日不備の無い様にします。

続いて手紙やメールで、会議の案件、会場場所の地図やアクセス方法、会議の開始・終了時刻、遅刻した場合の対処なども書いておきましょう。

ただ、メールや手紙は参加者の目につかない可能性もあるため、電話連絡も一緒に行い、出欠の確認や会議に関する質問の受付なども行うようにします。

 

●資料の作成

参加者の人数が確定したら、会議用の資料作成を行います。当然、人数分よりも若干多めに作成するのが良いでしょう。

また、プロジェクター等が使える環境下での会議であれば、紙資源の節約にもなり、参加者の増減にも対応できます。

 

●会議当日

会議の当日は、テーブル・イスの設営は勿論、他のレンタル物品も準備し、レイアウトや照明も適正かどうか確認しましょう。

不備の無いように事前準備を徹底して行う事が、会議の成功の鍵となります。

是非参考にしてみてください。

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