会議を効率的に進める為の板書のポイント

会議を効率的に進める為の板書のポイント会議を行いながらする「板書」。

板書は議論を行いながら、ホワイトボードなどに発言内容や議論背景などを書き記していくものを指します。

多くは新人さんの仕事として任されるものですが、実際には議論の内容を正確に把握している方にお願いするのが一番です。と言うのも、板書は会議で出された案などを目に見える形で残しておき、会議内で発言を確認する為に使われる為です。

また、板書をする事で会議中参加者がメモを取る必要もなくなるので、会議に集中することができ、新たな発言が多くなったり会議中の沈黙を防ぐ役割も果たします。

 

 

板書ではスキルも必要

板書は会議内で出た発言のポイント、要点をまとめ要約でき、発言内容などを改変したりせず、そのまま板書するスキルが必要です。また、出た発言に対して板書するスピードが有るかどうかや、自分が発言を聞き逃した際に、発言者に再度発言を聞き直せるかも重要なポイントです。

こういった点を踏まえると、新入さんに板書を任せるのは難しい、適切ではないと思います。最初の内は板書を慣れている人が行い、議事録を新人さんに任せるのが良いと思います。

意外に見落としがちなのが「板書する際の文字の大きさ」です。板書は会議に参加している人に、今まで出た発言の内容を共有してもらう意味もあります。文字をある程度大きめにしておく事で、見易さはもちろん、理解度も上がってきます。発言に対しては大きめの文字を意識して書くようにします。

特に重要な発言や、ポイントになると思われる部分には、別の色でマーカーをします。重要なポイントを目立たせておく事で、そのポイントについての更なるアイデアなどが出た場合、活発な議論を生むことも出来ます。

会議で行った議論についての決定事項や、次回に持ち越しになってしまった議論、次に会議を行う日付や時間なども板書する必要があります。

 

板書のポイント

・出た発言のポイントや要点をまとめる

・発言の内容を改変しない

・板書のスピード

・発言を聞き漏らした場合は、発言者に聞きなおす

・板書時の文字の大きさに気をつける

・発言内の重要なポイントについては、別な色でマーカーしておく

・会議で行った議論についての決定事項の表記

・持ち越しになった議論の表記

・次回会議の日付や時間の表記

 

これ以外に、もし可能であるならば会議の経過を簡単に書き残しておきましょう。どういった経緯でその決定事項に至ったかを思い返せます。板書をする方は「会議の内容を参加者に共有している」という意識を持った板書を心がけましょう。

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