会議を効率的に進められる「タイムキーパー」の存在

会議を効率的に進められる「タイムキーパー」の存在

会議が嫌いだと思う人は意外に多いと思います。

「会議の緊張した空気が嫌い」「発言/アイデアがなかなか出なくて嫌い」など人によっては嫌な部分は様々だと思いますが、一番多いのは「時間が長く掛かってしまう」と言う事でしょう。

会議が延びた時間だけ仕事をする時間がなくなったり、終電を逃してしまったり、ご飯を食べる時間が無くなってしまったりと良いことは有りません。もちろん会議で議題に上げた事柄が決定すれば良いですが、何も決まらなかった場合は目も当てられません。

 

 


長い会議を効率よく進めるための「タイムキーパー」

この「長い会議」を効率よく進めるためには「タイムキーパー」の存在が重要です。

本来のタイムキーパーの意味は、スポーツなどの競技で時間を計る係や時間記録員を指しますが、会議においては「時間管理」を行う役割になります。長引く会議が多い場合、この役割が無い場合が多くあると思います。

初めから短時間の会議を想定している場合は必要ではありませんが、何かを決める・アイデアを出すといった長引きそうな会議だと「タイムキーパー」の存在が重要になってきます。

タイムキーパーは、先にも書いた通り会議の時間管理を担う役割です。予め決めた時間に沿って、定期的に時間を告知し会議を円滑に進めるのが目的となります。この「時間の告知」が会議では重要になり、時間の告知を行う事で参加者の集中力をアップさせることや、会議とは関係のない私語を防ぐことが可能になります。

この他にも、司会や書記が時間を見る必要がなくなるので、役割に集中することが出来るのも利点です。


会議を長引かせない解決策

会議が長引く要因として先にも挙げた「発言/アイデアが出ない」と言うもの。

この要因自体は会議前に「必ず発言をしてもらう」「思ったこと、案があれば何でも出してもらう」という約束を取り付けておくと効果的です。また発言する時間を決めておくのも良いでしょう。この約束を取り付けておくことで、何らかの案を出さなければいけない状態を参加者に作る事が出来ます。

「強制的に発言しなければならない空気を作る」といった独裁的なモノも、物事を決める場面には必要です。

タイムキーパー役の方は、会議前に参加者の発言時間や、報告時間など全て考慮した時間割を司会役の方と相談して組み、その時間通りに会議を進めて行きます。たとえ物事が何も決まらなかったとしても会議の時間は延ばさず時間通りに終わらせるようにします。

基本的にはタイムキーパーは「時間の告知や報告」を行う役割ですが、参加者の発言時間の調整や会議全体を客観的に見ての調整、または参加者の発言を促したりなど会議を時間通りに終わらせる重要な役割となっています。

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