会議は事前の準備が肝心

会議は事前の準備が肝心会議を行う上で重要になってくるのが「事前準備」です。この事前準備ナシに会議を始めてしまうと進めるべきものも進められず、時間が多く取られ、決まるものも決まらない場合が大半を占めてしまいます。

会議は議題に対して意思決定やアイデアを出す場所です。実に成らない会議はするだけ時間の無駄!会議という場を、時間を浪費するだけのモノにしない為に事前準備は必須です。では事前準備の項目を紹介していきますので、参考にしてみてください。

 

 

 


1.会議における目的を明確にする

まずは会議を行う上で、決めなければならない目的(議題)を明確にしておきます。

また、1つの会議に多くの議題は盛り込まないようにしましょう。


2.会議の時間を決める

会議を始める時間・終わる時間を確実に決めておきましょう。

雑談が入り長々となる会議を防ぎ、その時間内で議題に対する結果が出せるように会議参加者にも意識付けしておきます。時間を長く延ばすだけ、集中力と共に良いアイデアも遠ざかっていきます。


3.役割を決める

議長や議事録をつける記録係、時間を計る係を決めておく事で会議を効率よく進めることが出来ます。新人を含めた会議などの場合は、役割をローテーションさせるのも良いでしょう。

アイデアを出し合う会議においては、立場が同じ参加者のみで構成した方が自由な意見が出やすい傾向にあります。議長を担当するのは上役は避けたほうが無難。


4.資料の作成は最低限に抑える

行う会議によって用意する資料は増減すると思いますが、必要なデータを絞り、出来る限り「最低限」を意識して会議が始まるまでに作成するようにしましょう。

通常資料は会議が始まったときに配られますが、資料の量が多すぎると目を通すのにも時間は掛かります。ホワイトボードやプロジェクターを利用して口頭で説明し、情報を共有することが出来れば時間の短縮や、ペーパーレスの会議が実現し、節約にもなります。

また予め発言する回数なども決めておくと、会議に掛かる時間の計算がし易くなり必ず発言する機会が与えられるのでアイデアが出やすくなります。

意見が出ずに長引いてしまう会議が多いと感じるなら、発言回数を設定しておく事で参加者の会議に対する意識が変わり、アイデアや意見を出そうと努力するはずです。より上位の役職についている方が言えば効果は倍増します。

 

この順序で事前に会議の準備をしておけば、予想外の事が起こらない限り効率的に進められるでしょう。

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