会議の時間を短縮する方法

会議の時間を短縮する方法

会議は「時間が掛かるもの」と思っている方は多いと思います。事実、何かの議題に対しアイデアを出す会議になると時間が掛かりすぎる傾向があります。

では、どうすれば効率の良い会議が出来るのでしょうか?

まずは以前おこなった会議を思い返し、何故時間が長くなったのか、その原因をはっきりさせる事から始めます。

「私語が多く、会議と関係ない話に流れやすい」「資料を会議前に配り、読み込むまでの時間が掛かりすぎる」「発言が無いために会議が進まない」などが上げられると思います。

紙に箇条書きにして書き出してしまうのが良いでしょう。

書き出した原因の全てが「ムダ」と言うわけでは有りませんが、一番コストが掛かり、取り返すことが絶対に出来ない「時間」を食っているのは確かです。

この原因1つ1つに対し、対処案を出して潰して行くことで、会議の時間を短縮することが出来ます。時間を無駄にする原因に対する対処案が出来たら、続いて会議自体の見直しにかかります。


1.会議を行う時間を決める。

30分なら30分、1時間なら1時間ときっちり時間を決めて時計で計りながら会議を進行していきます。進行役の方はこの時間を意識して会議に参加している方にも時間を意識させ、会議に集中させます。

ただし、余り長い時間は人間の集中力が持たないので30~1時間前後がベスト。学校の授業1つ分と考えればよいでしょう。


2.会議の議題を明確にし、複数の議題を会議に組み込まない。

会議が長引く原因として挙げられるのが「発言やアイデアが出るまで会議を続ける」と言うものです。これは会議の議題の幅が広すぎる故に、考えや発言が散らばってしまい、結局まとまらず長引いてしまうのです。

なので、複数の議題を1つの会議に持ち込まず、1議題につき1会議を設定し、その分時間を短めに取ります。1つの議題に絞ることでアイデアや議論も活発になるはずです。


3.会議資料は紙ではなく、プロジェクターを効果的に利用する。

会議資料は通常会議が始まってから渡されるものです。ただ、資料の数が多くなると読み込みにそれだけ時間も掛かります。

この時間の無駄は二つ目の「会議の議題を1つに絞る」事で潰すことが出来ます。

議題が1つになることで多くの資料を用意する必要が無く、パソコンと接続したプロジェクターで口頭説明していきます。資料を読み込む時間が削れるので、それだけ会議の進行も早くなります。紙の節約はもちろんの事、資料作りの時間の節約にもなります。

この他「スマートフォン・携帯の持込の禁止」も案外効果的です。集中力が切れると高確率でメールチェックやウェブブラウジングに走ります。会議に集中させるためには会議前に没収するのも手段の一つです。

 

会議に無駄な時間が多いと感じるなら、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

最新記事